โปรแกรม Google Docs

1. โปรแกรม Google Docs

Google Docs (Google เอกสาร) คือโปรแกรมพิมพ์งานคล้ายกับ Microsoft Word แต่จะเป็นการใช้งานในแบบออนไลน์ที่สามารถสร้างและจัดรูปแบบเอกสาร รวมทั้งทำงานร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกัน ซึ่งค่อนข้างเป็นที่นิยมในปัจจุบัน เนื่องจากสะดวกและยังสามารถใช้งานได้ฟรี โดยในวันนี้เราจะมาแนะนำวิธีการใช้งาน Google Docs เบื้องต้นสำหรับมือใหม่กัน

ก่อนจะเริ่มเรามารู้จักกับเครื่องมือของโปรแกรม Google Docs ก่อนเลยนะคะ

  

แถบเครื่องมือใน Spreadsheet

หมายเลข 1 แถบเมนูการแก้ไขชื่อสเปรตชีดไม่มีชื่อ

หมายเลข 2 แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงาน  ได้แก่  
 แฟ้ม(File) แก้ไข(Edit) แสดงแทรก(Insert)  รูปแบบ(Format) ข้อมูล เครื่องมือ(Tool) ความช่วยเหลือ (Help)

หมายเลข 3 แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหรับสั่งให้  Document ทำงานในเรื่องต่าง ๆ

หมายเลข 4 แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่างๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล

หมายเลข 5 แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็นกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตร  คำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซล์แล้วยังสามารถ  วางวัตถุ เช่น  รูปภาพหรือชาร์ท(Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย

หมายเลข 6 แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น - ลง

หมายเลข 7 แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่

ส่วนประกอบของแถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard toolbars)

ได้แก่

Print = การพิมพ์ พิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์แบบด่วน

Undo =เลิกทำการพิมพ์ ยกเลิกคำสั่งรายการที่ผ่านมา

Redo =ทำอีกครั้งการพิมพ์ ทำคำสั่งที่ถูกยกเลิกอีกครั้ง

Paintt format =รูปแบบการระบายสี

Format as currency = การจัดรูปแบบเป้นสกุลเงิน

Format as percent = การจัดรูปแบบเป้นเปอร์เซ็น

More formats = รูปแบบอื่น ๆ

Font size = ขนาดตัวอักษร

Strikethrough = การขีดทับ

Text color = สีตัวอักษร 

Text background color = สีพื้นหลัง  การใส่สีพื้นหลังของข้อความ

Borders = เส้นขอบ การใส่เส้นขอบ

Merge cells = การผสานเซลล์หรือการรวมเซลล์

Wraptext = การจัดตัวอักษร

Insertchart = แทรกแผนภูมิ ขอใช้ตารางและข้อมูลจากโปรแกรม Chart

Functions = ฟังชั่น เป็นสูตรในการคำนวณหาตัวเลข

Filter = ตัวกรอง เมื่อมีการเปิดการกรองให้คลิกลูกศรในส่วนของคอลัมน์เพื่อเลือกตัวกรองสำหรับคอลัมน์นั้น

ความสามารถของ Google Docs

         ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสาร ได้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยเราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง 

 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์  

• สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์ สามารถทำงานพื้นฐานทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทำรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลำดับตามคอลัมน์ การเพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่นๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ 
• อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT คุณจึงสามารถทำงานต่อไปพร้อมกับอัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่ได้ด้วย 
• ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่ม สัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ และอื่นๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย 

 2. ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์  

• เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้ เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้ งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้  
• ใช้งานร่วมกันได้ทันที ทุกคนที่คุณเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรือ งานนำเสนอ ของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ  
• แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลา เดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็น ว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด และแล้วการดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เนื่องจาก ใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอ ต่างก็สามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ  

 3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย  

• แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์โหลดสิ่งใด คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีต และ งานนำเสนอของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และมีบราวเซอร์ มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ  
• จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ช่วย ให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ ของ Google  
• บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย สามารถบันทึกเอกสาร และสเปรดชีตของคุณไปยัง เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้  
• การจัดระเบียบเอกสารของคุณ ค้นหาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสาร ในโฟลเดอร์ต่างๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่คุณต้องการ    

 4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ 

• เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ คุณสามารถเผยแพร่เอกสารของคุณแบบออนไลน์ได้โดยการคลิก เพียงครั้งเดียว ก็สามารถเผยแพรผ่ลงานชิ้นสำคัญของคุณให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย 
• ควบคุมว่าจะให้ใครเห็นหน้าเว็บของคุณได้บ้าง สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ทั่วโลกหรือจำกัดเอกสาร ให้เห็นได้ในกลุ่มเพียงแค่ส่อง สามคน หรือจะสั่งไม่ให้ใครเห็นเอกสารนั้นเลยก็ได้ ซึ่งก็แล้วแต่คุณจะกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา
• โพสต์เอกสารขี้นบล็อกของคุณ เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จ คุณสามารถโพสต์เอกสารลงบล็อกของ คุณได้ทันที
• เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณ เมื่อใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอที่สำคัญร่วมกันภายในบริษัทหรอืกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น 

• ข้อดีข้อเสียของ Google Docs

  ข้อดีของ Google Docs

  • ฟรี ไม่มีค่าใช้จ้าย ใช้เพียงแค่บัญชี Gmail ในการเข้าใช้งาน
  • สามารถทำเอกสารรายงาน
  • บันทึกข้อมูลให้อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องกลัวการลืมกดบันทึกด้วยตัวเอง
  • สมารถพิมพ์ข้อความด้วยเสียงโดยการใช้ไมโครโฟน
  • แชร์ไฟล์เอกสารกับผู้อื่น ช่วยให้ทำงานเป็นทีมแบบออนไลน์ได้
  • ส่งไฟล์เอกสารโดยใช้ลิงค์ และกำหนดสิทธิ์ผู้ได้รับลิงค์เป็นผู้อ่าน ช่วยให้กระจายไฟล์งานไปเป็นวงกว้างได้อย่างรวดเร็ว
  • เป็นการบันทึกข้อมูลงานเอกสารไว้ในระบบคลาวด์ คณสามารถทำงานนอกสถานที่และใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ในการทำงานโดยไม่ต้องกังวลเรื่องนำเรื่องไฟล์เอกสารติดตัวไปด้วย เพราะเพียงแค่ล็อกอินบัญชี Gmail ก็สามารถเข้าใช้งานข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้บนระบบคลาวด์ได้ทันที
  • บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์เอกสารเพื่อนำไปใช้งานแบบออฟไลน์ได้

  ข้อเสียของ Google Docs

  • ไฟล์งานที่ถูกสร้างขึ้นจะได้รับการเก็บรักษาไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งจำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ทเพื่อเข้าใช้งาน หากบันทึกข้อมูลเพื่อนำไปใช้แบบออฟไลน์ จำเป็นต้องใช้ร่วมกับโปรแกรมเอกสารอื่นซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง
    

 วิธีเริ่มต้นใช้งาน Google Docs

วิธีเริ่มใช้งาน Google Docs ต้องทำยังไง ?

1. ก่อนจะเริ่มใช้งาน Google Docs ผู้ใช้จะต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งถ้าหากเคยใช้ Gmail มาก่อนแล้วก็สามารถล็อกอินด้วยบัญชี Gmail ได้เลย (ดูวิธีสมัคร Gmail ที่นี่)

2. เมื่อมีบัญชี Google แล้วให้ไปที่หน้าเว็บ docs.google.com

3. เลือกรูปแบบ Template เอกสารที่ต้องการสร้างได้เลย

วิธีแก้ไขและเพิ่มรูปแบบให้กับข้อความ

ที่แถบด้านบนของหน้าแก้ไขเอกสารนั้นจะมีปุ่มและเมนูต่าง ๆ ให้สามารถเลือกปรับรูปแบบของข้อความในเอกสารได้ เช่น รูปแบบฟอนต์ ตัวหนา ตัวเอียง สีและไฮไลต์ ฯลฯ ซึ่งโดยรวมจะคล้ายกับ Microsoft Word

วิธีแชร์เอกสารเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น

1. ในการแชร์เอกสารให้ผู้อื่นนั้น สามารถทำได้ด้วยการคลิกปุ่มแชร์ที่มุมขวาบนในหน้าเอกสารนั้น ๆ

2. ถ้าหากยังไม่ได้ตั้งชื่อเอกสาร จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ตั้งชื่อก่อนแชร์ (สามารถกดข้ามได้)

3. จากนั้นก็เลือกว่าต้องการแชร์เอกสารให้ใครบ้าง หรือจะเลือกเป็นวิธีส่งลิงก์ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าต้องการให้ใครสามารถดูเอกสารได้เท่านั้น และใครที่สามารถแก้ไขเอกสารได้

วิธีเซฟเป็นไฟล์ Microsoft Word

ถ้าหากต้องการเซฟเพื่อส่งไฟล์ไปให้คนอื่นเปิดในโปรแกรม Microsoft Word ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่คลิกที่เมนู ไฟล์ > ดาวน์โหลด จากนั้นเลือก Microsoft Word (.docx) เพียงเท่านี้ก็สามารถเซฟเป็นไฟล์แบบ docx ได้แล้ว

และทั้งหมดนี้ก็คือวิธีการใช้งาน Google Docs เบื้องต้น สำหรับผู้ที่เริ่มใช้งานเป็นครั้งแรก ซึ่งน่าจะมีประโยชน์กับมือใหม่ไม่มากก็น้อย ยิ่งถ้าหากใครเคยใช้ Microsoft Word มาก่อนแล้วก็น่าจะใช้งานคล่องได้ไม่ยากเลยล่ะ

ขอบคุณข้อมูลและภาพจาก google.com